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Empfehlungen für eine passgenaue Beiratsbesetzung

Ein qualifiziert besetzter Beirat als freiwilliges Beratungs- und Kontrollgremium gilt als wichtiges Element einer guten und effizienten Unternehmensführung/Good Governance und sichert langfristig den Erfolg mittelständischer Unternehmen. Er wird ab einer bestimmten Unternehmensgröße u. a. vom Governance Kodex für Familienunternehmen sogar ausdrücklich empfohlen. Fakt ist allerdings auch, dass gute Beiräte einem Unternehmen nicht in den Schoß fallen, sondern sinnvollerweise über einen strukturierten Prozess gewonnen werden müssen. Wie Unternehmer dabei am besten vorgehen, erfahren Sie im Board Xperts Blog.

Überblick

Die Einführung eines Beirats frühzeitig & bewusst entscheiden

Die erfolgreiche Einführung und Einarbeitung eines Beirats dauert in der Regel mindestens zwölf Monate. Daher sollte sich der Unternehmer rechtzeitig mit dem Für und Wider eines Beirats, seinen Aufgaben und seiner Zusammensetzung beschäftigen. Häufig sind die anstehende Unternehmensnachfolge, die zunehmende Komplexität der Unternehmensstruktur durch Zukäufe oder eine geplante Internationalisierungsstrategie Anlässe, sich mit der Etablierung eines Beirats zu beschäftigen. Ob ein Beirat für ein Unternehmen wirklich sinnvoll ist, hängt von zahlreichen Faktoren ab und kann nur individuell entschieden werden. Als Entscheidungshilfe analysieren Sie am besten die aktuelle Ist-Situation Ihres Unternehmens:

  • Besteht die Bereitschaft, derzeitige Entscheidungs- und Kontrollsysteme für die Etablierung eines Beirats zu verändern?
  • Welche Schwachstellen gibt es im Unternehmen, zu deren Beseitigung ein Beirat beitragen kann?
  • Mit welchen strategischen Herausforderungen muss sich das Unternehmen zur Sicherung der Zukunftsfähigkeit befassen und inwieweit können externe Personen mit ihrem Fachwissen dabei unterstützen?
  • Mit welchen zusätzlichen Kompetenzen kann ein Beirat helfen, das Unternehmen noch erfolgreicher zu machen?

Fokussieren Sie sich bitte dabei auf die zahlreichen Vorteile, die ein gut besetzter Beirat Ihrem Unternehmen bieten kann. Binden Sie unbedingt neben den Gesellschaftern auch die Geschäftsführung in den Entscheidungsprozess ein. Auf diese Weise können Sie die erfolgreiche Etablierung des Beirats absichern.

In vier Schritten zum kompetenten Beirat

Jedes Unternehmen ist anders. Dementsprechend unterschiedlich sind auch die Anforderungen und Erwartungen an die Arbeit eines Beirats. Unabhängig vom Einzelfall empfiehlt sich ein folgendes Vorgehen bei der Beiratsbesetzung:

Erarbeiten Sie ein schriftliches Anforderungsprofil

Welche Vorteile erwarten Sie sich konkret von Ihrem Beirat? Welche Aufgaben soll er wahrnehmen? Welche Kompetenzen sind unerlässlich? Um einen Beirat so passgenau wie möglich aufzustellen, sollten sich Unternehmer und Geschäftsführung bereits im Vorfeld Gedanken über ihre Erwartungen an den Input des Beirats machen. Zu einem detaillierten Anforderungsprofil gehört es ebenfalls, die Beiratsstruktur und die Anzahl der Beiratsmitglieder festzulegen. Auch sollte für jedes Mitglied ein eigenes Profil erstellt werden. Je präziser man dabei vorgeht, desto besser. Davon profitiert schließlich nicht nur das Unternehmen. Auch der künftige Beirat kann seinen Pflichten deutlich effizienter nachkommen, wenn er genau weiß, was von ihm erwartet wird. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, bereits hier auf professionelle externe Hilfe zurückzugreifen. Ein erfahrener Berater weiß, worauf es bei der Erstellung eines Anforderungsprofils ankommt. Schlussendlich sollte sich das Gremium aus Personen zusammensetzen, die sich in Erfahrungen und Fähigkeiten sinnvoll ergänzen und auf die künftigen Belange des Unternehmens ausgerichtet sind.

Wählen Sie die Besten

Verzichten Sie bei der Auswahl passender Beiräte weitgehend auf Kandidaten aus dem eigenen Umfeld. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, ist die materielle, emotionale und persönliche Unabhängigkeit des Beirats neben der passenden Expertise das wichtigste Kriterium für ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten. Daher sollten Unternehmer vor allem auf externe Kandidaten zurückgreifen, die unternehmerische Kompetenzen, Integrität, Loyalität und Engagement mitbringen. Bei Familienunternehmen sollten alle Beiratsmitglieder zusätzlich mit deren besonderen Belangen vertraut sein.
Spätestens bei der Beiratssuche empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit einem professionellen Berater, der über ein großes proprietäres Netzwerk verfügt und mit dessen Hilfe Sie die besten Beiräte für Ihr Unternehmen gewinnen können. Sobald Sie bestimmte Kandidaten in die nähere Auswahl gezogen haben, werden diese zum persönlichen Interview eingeladen und nach einer Vorauswahl ggfs. in einer zweiten Interviewrunde den übrigen Gesellschaftern vorgestellt.

Fixieren Sie die Aufgaben & Kompetenzen des Beirats schriftlich

Beiräte sind so individuell wie die einzelnen Unternehmen. Daher gibt es keine Musterstatuten, um die Arbeit eines Beirats festzulegen. Von abstrakten und allgemeinen Formulierungen in der Beiratsordnung ist abzuraten. Vielmehr ist es wichtig, die Aufgaben so konkret wie möglich festzuhalten. So können die einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines Unternehmens als erster Anhaltspunkt dienen. Während in der Gründungsphase und der Expansionsphase danach meist die strategische Beratung vordergründig ist, rückt später die Überwachung und Kontrolle mehr und mehr in den Vordergrund.

Überprüfen Sie die Effizienz Ihres Beirats

Um die Effizienz der Beiratsarbeit zu gewährleisten, sollte diese regelmäßig gemäß Unternehmensentwicklung überprüft und bewertet werden. Auch die Beiratsstrukturen sollten turnusmäßig bzgl. ihrer Passgenauigkeit hinterfragt werden. Die Beiräte selbst werden dabei aktiv in den Evaluierungsprozess einbezogen und erhalten die Möglichkeit, sich z. B. zur Informationsversorgung, der Diskussionskultur und der Arbeit in den Sitzungen zu äußern. Wenn sich aus dieser Analyse ein Optimierungsbedarf ergibt, sind Veränderungen notwendig. Schließlich lebt ein effizienter Beirat von den richtigen Protagonisten, professioneller Arbeitsweise und angemessenen Strukturen.

Spielregeln für eine erfolgreiche Beiratsarbeit

Neben der passgenauen Besetzung gibt es einige weitere Spielregeln, deren Beachtung Ihren Beirat zum Erfolgsmodell macht.

Zeit als Erfolgskriterium

Für die effiziente Arbeit des Gremiums ist es unerlässlich, dass jedes Gremienmitglied ausreichend Zeit mitbringt, um sich ausführlich und gewissenhaft mit den relevanten Unternehmensthemen zu befassen.

Angemessene Beiratsvergütung

Die Vergütung der Gremienmitglieder sollte den gestellten Anforderungen und dem zeitlichen Aufwand entsprechen. Lieber ein Aufsichtsgremium mit wenigen Personen, aber dafür sehr qualifiziert besetzen und seine Mitglieder angemessen honorieren. Hier sollte die Richtschnur die Vergütung qualifizierter Berater sein oder auch die Relation zur Vergütung der Geschäftsführer.

Kenntnisse des Marktumfelds

Wenn Gremienmitglieder keine operative Verantwortung mehr tragen, sollten sie zumindest die aktuellen Trends im Marktumfeld des Unternehmens kennen und angemessen beurteilen können. Für die Besetzung von Beiratsgremien in Familienunternehmen sind prominente Manager aus Großkonzernen und Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens im Zweifel weniger geeignet.

FAZIT

Freiwillige Beiräte sind bei weitem nicht nur für große Unternehmen wertvoll, sondern auch für viele mittelständische Unternehmen. Die Etablierung eines qualifiziert besetzten Beirats steigert die Professionalität der Leitungsstruktur, erhöht den Unternehmenserfolg und kann zur strategischen Unterstützung in den unterschiedlichsten Unternehmenssituationen werden. Die Regelung der Unternehmensnachfolge, Internationalisierung, M&A-Prozesse und Innovationen werden mit Hilfe externer Sparringspartner oft deutlich effektiver und erfolgreicher. Für die Effizienz des Beirats muss zuvor allerdings eine stabile Basis in Form passender Kandidaten und einer durchdachten Beiratsstruktur geschaffen werden. Eine Aufgabe, die aufgrund ihrer Komplexität nicht immer einfach ist und in den meisten Fällen externe Hilfe erfordert. Mit über 10 Jahren Erfahrung in der Beiratsvermittlung schlagen wir Ihnen gerne geeignete Kandidaten aus unserem umfangreichen Expertennetzwerk vor und führen Sie bei Bedarf auch durch den gesamten Prozess der Beiratsbesetzung. Gerne stellen wir auch den Kontakt zu Unternehmen her, die wir in den vergangenen Jahren bei der Zusammenstellung eines Beirats unterstützt haben. Sie haben Interesse an einem unverbindlichen Beratungsgespräch? Bitte schildern Sie uns Ihr Anliegen.