„Wir haben die Besetzung des Beirats unter Zuhilfenahme externer Berater weiter professionalisiert.“

Die Board Xperts startet hiermit eine Serie mit Erfahrungsberichten von Familienunternehmen zur Arbeit mit Aufsichtsräten bzw. Beiräten in ihren Unternehmen. Diese Berichte sollen zugleich Anregung und Hinweis für Ihre gegebenenfalls eigenen Überlegungen sein und zur Diskussion einladen. Als Gesellschafter, ehemaliger Vorsitzender der Geschäftsführung und heutiges Mitglied des Beirats der KARL MAYER Holding GmbH & Co. KG gibt Ihnen Herr Fritz P. Mayer im Folgenden einen Einblick, wie ein Beirat zum Wohle des eigenen Unternehmens gefunden und etabliert werden kann.

• Gründe für einen Beirat
• Beirat besetzen
• Welche Entscheidungen ein Beirat trifft
• Familieneinfluss bei der Besetzung des Beirats
• Worauf sollten Familienunternehmen bei der Besetzung des Beirats achten

Board Xperts: KARL MAYER hat seit vielen Jahren einen Beirat, obwohl es dazu keine gesetzliche Verpflichtung gibt. Warum?

Fritz P. Mayer: Wir haben in unserer Firma schon seit 30 Jahren einen Beirat. Dies geht zurück auf den Rat eines guten Bekannten meines Vaters, neben Geschäftsführung und Gesellschaftern einen Beirat zu installieren, der das Unternehmen professionell begleitet. Es gab damals drei Kinder, und es sollte sichergestellt werden, dass das Unternehmen ohne weiteres weitergeführt werden kann, wenn meinem Vater etwas passieren sollte. Mein Vater hat damals einen Kreis erfahrener Persönlichkeiten in den Beirat geholt, ohne dass es große Formalitäten oder Regeln für die Beiratsarbeit gab. Wir haben diese Dinge dann vor etwa 10 Jahren in eine adäquate Form gebracht und unter Zuhilfenahme externer Berater weiter professionalisiert.

Board Xperts: Wie erfolgt die Besetzung des Beirats?

Fritz P. Mayer: Über die Besetzung des Beirats entscheiden bei uns ausschließlich die Gesellschafter. Mein Vater hat damals aufgrund von Empfehlungen von Geschäftsfreunden und Bekannten die Personen für den Beirat ausgewählt. Das war eher eine unstrukturierte Suche. Heute schalten wir in den Besetzungsprozess auch externe Berater ein, die uns dann zum Unternehmen passende Persönlichkeiten mit entsprechender Erfahrung vorstellen. Diese Persönlichkeiten sollten dann unter anderem unabhängig sein, um zu verhindern, dass sie von einzelnen Gesellschaftern instrumentalisiert werden können. Im Übrigen haben wir in unserem Unternehmen die Regel, dass bis zu zwei Familienvertreter im Beirat sitzen können, wenn die Geschäftsführung ausschließlich aus familienfremden Personen besteht. Das ist seit meinem Ausscheiden aus der Geschäftsführung übrigens auch der Fall.

Board Xperts: Welche Entscheidungen trifft der Beirat, welche die Gesellschafterversammlung?

Fritz P. Mayer: Wir haben auf den Beirat, der ja von den Gesellschaftern von KARL MAYER gewählt wird, weitgehende Entscheidungskompetenzen übertragen. Bei der Gesellschafterversammlung sind nur verblieben die Wahl des Abschlussprüfers, die Verabschiedung des Jahresabschlusses sowie Entscheidungen über Zukäufe bzw. Verkäufe, die einen Unternehmenswert/Enterprise Value von € 30 Mio. bzw. eine Beschäftigtenzahl von 300 Mitarbeitern übersteigen.

Board Xperts: Welchen Einfluss nimmt die Familie auf die Zusammensetzung des Beirats?

Fritz P. Mayer: Wie ich schon dargelegt habe, werden bei uns die Beiräte von der Gesellschafterversammlung gewählt. Es ist uns sehr wichtig, dass die für den Beirat vorgeschlagenen Personen insbesondere über Kenntnisse auf den für KARL MAYER relevanten Märkten verfügen. Auch auf den Aspekt der Unabhängigkeit der Beiratsmitglieder habe ich schon hingewiesen. Die Beiratsmitglieder sollten insbesondere Führungsverantwortung in Unternehmen mit einer unserem Unternehmen vergleichbaren Struktur und mindestens unserer Unternehmensgröße haben bzw. gehabt haben. Wir haben aber bislang keine spezifizierten Anforderungsprofile für die Suche nach passenden Persönlichkeiten erstellt.

Board Xperts: Was würden Sie Familienunternehmern raten, wenn diese einen Beirat etablieren wollen?

Fritz P. Mayer: Es ist zunächst vor allem wichtig, dass die Mitglieder des Beirats die Besonderheiten und Befindlichkeiten eines Familienunternehmens kennen und in ihrer Beiratsarbeit immer wieder verinnerlichen. Familienunternehmen denken in Generationen, nicht in Quartalen. Dies ist prägend für deren Entscheidungsprozesse, insbesondere wenn es um Zukunftsinvestitionen geht. Natürlich sind aber auch strukturiertes Denken und systematisches Arbeiten, wie es in großen Unternehmen vorherrscht, für Familienunternehmen zweckmäßig. Man sollte unbedingt darauf achten, dass genügend unabhängige Persönlichkeiten dem Beirat angehören, damit die Arbeit des Beirats nicht von Partikularinteressen einzelner Gesellschafter bzw. Gesellschaftergruppen negativ tangiert wird. Schließlich sollten Beiräte auch hinreichend Erfahrung mitbringen, wie konjunkturelle Schwankungen bzw. Marktveränderungen die Gewinnsituation eines Unternehmens beeinträchtigen können und wie man in solchen Phasen in geeigneter Weise unternehmerisch gegensteuern kann. Insgesamt sollte man sich vor allem genügend Zeit für die Zusammenstellung eines Beirats nehmen und die Passgenauigkeit seiner Zusammensetzung regelmäßig hinterfragen.

Board Xperts: Herr Mayer, vielen Dank für Ihre interessanten Anmerkungen.

Herr Fritz P. Mayer war von 1980 bis 2013 geschäftsführender Gesellschafter der KARL MAYER Textilmaschinenfabrik GmbH / KARL MAYER Holding GmbH & Co. KG und ist heute Beiratsmitglied. Er war zugleich viele Jahre Vorsitzender des Fachverbands Textilmaschinen im VDMA. KARL MAYER ist ein innovativer Marktführer im Textilmaschinenbau und beschäftigt weltweit mehr als 2.500 Mitarbeiter.

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